Business plan template
Event coordination agency
Coordination of small business gatherings in equipped venues within one month; clients pay suppliers directly, excluding travel packages, ticketing and produced shows.
The project
What this template helps you prepare
The agency charges fees to scope and coordinate a gathering. Client venue and catering budgets do not inflate agency revenue.
Assess demand
Target local team meetings with an identified decision-maker. Free idea requests are not signed coordination assignments.
The figures
A fictional case to explain the calculations. The amounts below are neither industry averages nor profitability targets.
- Sales over 12 months
- €34,800
- Profit over 12 months
- €2,014
- Lowest cash balance over 36 months, before the deposit reserve
- €10,696
The director’s planned remuneration
The result in this example assumes lower remuneration at startup, followed by increases according to the schedule below.
- Months 1 to 3
- €500 gross per month
- Months 4 to 6
- €800 gross per month
- Months 7 to 12
- €1,200 gross per month
- Months 13 to 36
- €1,800 gross per month
Year 1: €11,100 gross paid to the director, costing the business €16,095 with the assumed employer contributions.
These amounts are before employee contributions and personal income tax. The director’s personal budget and the resources to cover it during startup must be planned separately; no benefits are assumed.
Count only agency fees
A venue paid €3,000 by the client adds no agency revenue here. Reselling a complete package requires purchases, VAT, liability and cash advances too.
Limit changes after approval
The fee covers 25 hours of scoping and attendance. Another room or complete programme change needs paid additional hours before accepting the next job.
Build the financial forecast
The assumptions behind the figures
Pricing and average sale
Entered price is €1,200 excluding VAT, or €1,440 including VAT per main unit. Zilyon publishes indicative day-of coordination prices of €800–3,000, with scope to compare. The case's €1,200 excluding VAT pays for a defined short assignment without purchase commissions.
Volume and ramp-up
The calendar counts 29 units in year one, from 1 to 3 monthly. Units are those defined on this page, not unique customers or secured orders. Later months retain the entered profile and calendar lows.
Sales-related costs
Direct cost is budgeted at €100 excluding VAT per main-activity unit. Documents, short travel and consumables are budgeted per assignment. Venue and catering remain outside agency purchases. Case payments assume bank transfers or methods without variable commissions; add contract fees if the channel changes.
Time and production capacity
Twenty-five hours per gathering cover preparation and attendance. Unpaid prospecting remains outside direct sold hours.
The parameters that matter
Before using the template figures, check how these points apply to your project.
Who approves budget and programme?
Which suppliers are contracted directly?
How many changes does the fee include?
Scope to keep in mind
Coordination of small business gatherings in equipped venues within one month; clients pay suppliers directly, excluding travel packages, ticketing and produced shows.
Sources and references
Template last revised: 29 October 2026
- Simulateur de revenus du dirigeant de SASU
Simulateur consulté le 15 octobre 2026 ; paramètres réglementaires selon l'année choisie. SASU à l'IS ; décomposition employeur et salarié. Les paramètres individuels et les exonérations changent le coût. Méthode de remplacement du taux forfaitaire du cas. Aucune simulation nominative n'a été produite ; 45 % n'est pas un taux certifié par cette page.
- Délais de paiement les règles à connaître
Règles consultées le 15 octobre 2026. Règles générales B2B, exceptions sectorielles et factures périodiques à vérifier. Le décalage d'un mois est une convention du cas, pas une observation du recouvrement réel ni un calendrier de 45 jours fin de mois.
- Tout savoir sur la TVA
Dossier officiel actualisé en mars 2019, consulté le 15 octobre 2026 ; taux normal également recoupé avec le résultat de recherche de l’article 278 du CGI. Taux normal ; les dix cas sont limités à des opérations intérieures au taux normal. Règle du profil France existant ; les taxes et taux futurs doivent être revérifiés avant utilisation.
- Impôt sur les sociétés taux déclaration paiement
Règles consultées le 15 octobre 2026. Taux normal ; éligibilité au taux réduit soumise à conditions. Les cas n'activent pas le taux réduit faute de vérification du capital et de la détention. Le calcul utilise le paquet France existant.
- Tout savoir sur la cotisation foncière des entreprises
Règles et barèmes 2026. Exonération l'année civile de création ; montant ultérieur dépendant notamment de la commune et de la base. Charge explicite en décembre des années suivantes. Les 600 ou 1 200 euros des cas sont des budgets fictifs, pas des montants tirés du barème de base minimum.
- Rémunération du mandat du président de SAS
Fiche consultée le 25 octobre 2026. Mandat social du président de SAS, éventuellement exercé à titre gratuit, avec rémunération fixe ou variable décidée selon les règles de la société. Ne décrit pas un contrat de travail salarié. Cadre de la rémunération progressive du mandat. Aucun montant, taux de cotisations ou besoin personnel du dirigeant n’est confirmé par cette source.
- Prestations et coûts d’agence événementielle
Consulté le 29 octobre 2026 ; page dynamique ou document daté précisé dans la portée.. Repères publiés par une agence : coordination jour J 800 à 3 000 €, périmètre et TVA à confirmer au devis. Comparaison de missions, sans moyenne nationale ni coût complet de production repris.
Template version : 1.0.0-draft.1